Etusivu > Uncategorized > Yksinkertaistaminen

Yksinkertaistaminen

Syyskuu on ollut todella hektinen kuukausi minulle, ja useasti aamulla herätessäni olen miettinyt miten ihmeessä ehdin tehdä kaiken tarvittavan. Aikaani vie päätyönantaja Procter & Gamble, oma firma Virtua.fi, gradu, eräs kilpailu, sijoitusten hallinta, uuden kielen oppiminen sekä lukuisat muut pienet projektit ja vuoden alussa tehtyjen lupausten toteuttaminen.

Tästä syystä tutustuinkin Vilfred Pareton aikanaan vaurauden jakautumisen tutkimisen seurauksena syntyneeseen Pareton 80/20 –sääntöön (http://en.wikipedia.org/wiki/Pareto_principle), mikä tarkoittaa että missä tahansa ilmiössä 80% seurauksista johtuu 20%:sta syistä. Sääntöä voi soveltaa myös tekemiseen ja yksinkertaistamiseen eli 20% tekemisestämme johtaa 80% tekemisen tuloksista. Yksinkertaistaen tulee siis keskittyä olennaiseen.

Sääntöä voi käyttää esimerkiksi työelämässä. Tutki mitkä toimenpiteet toimivat kohdaltasi, ja tuplaa satsauksesi niihin. Jos jokin taas ei toimi, lopeta se. Itse olen huomannut, että olen töissä tehokkaimmillani aamusta lounaaseen sekä jälleen klo 17 jälkeen uudestaan. Yleensä pyrin sopimaan tapaamiset lounaan jälkeen, sillä saan niistä uutta energiaa, ja samalla käytän hyödyksi ajan josta en saisi ilman ihmiskontakteja niin paljon irti. Lisäksi olen havainnut, että perjantait ovat yleisesti tehokkaimpia työpäiviäni, ja pystyn hyvin keskittymään töihin aina yömyöhään asti, sillä vapaa viikonloppu lähestyy. En siis pyri sopimaan mitään perjantai-iltoihin. Mitkä ajat päivästä sinä olet tehokkaimmillasi?

Yksi asia minkä olen huomannut projekteista on se, että yleensä viimeiset 20% projektin aikajaksosta tuottaa 80% projektityöstä, sillä deadline lähestyy. Toinen asia on että vain 20% kaikesta informaatiosta on relevanttia. Eräs toimitusjohtaja kertoi minulle, että hän on kyllästynyt informaatio- ja myyntitulvaan, ja välillä hän vain lopettaa joidenkin asioiden tekemisen. Hänen sanojansa lainaten: ”Just stop it… and see if the stock price falls”. Kyseinen herra on menestynyt hyvin, joten kai se on pakko uskoa.

Yksi eniten aikaa vievistä vempaimista on sähköposti. Sinullakin on varmasti useampi kuin yksi sähköpostiosoite. On koulun maili, töiden, vapaa-ajan sekä mahdollisesti vielä oman yrityksenkin maili. Sähköpostien lukeminen ja niihin vastaaminen on yllättävän aikaa vievää puuhaa. Itse asiassa on tutkittu, että sähköpostit vievät miesten aikaa enemmän kuin naiset, ja silloin pitää jo vannoutuneimpienkin mailien lähettäjien herätä. Laskin että sain viime viikolla yhteensä 350 sähköpostia, joista varsinaisia roskaposteja oli vain 30 kappaletta.

Olen huomannut, että mitä enemmän sähköposteihin vastaa sitä enemmän niitä tulee myös takaisin. Alla muutama muu keino, jotka auttavat ”sähköpostistressiin”:

1) 80% sähköpostien arvosta tulee 20% viesteistä eli eroon lopuista. Jos viesti ei herätä suuria tuntemuksia tai vaikuta tärkeältä ei muuta kuin suoraan roskiin!

2) Tarkista sähköposti ainoastaan 2 kertaa päivässä.

3) Kun tarkastat sähköpostin, mahdollisuuksien mukaan värjää punaisella kaikista tärkeimmät viestit otsikosta ja lähettäjästä päätellen, ja vastaa niihin ensin. Siirry tämän jälkeen muihin, joita et ole vielä poistanut. Kaikkien viestien kohdalla tee jokin kolmesta: vastaa heti, poista tai delegoi eteenpäin. Ja kun vastaat tai delegoit, laita selkeä deadline vastaanottajalle viestiin vastaamiseen tai et saa vastausta vähään aikaan.

4) Kirjaudu pois kaikilta turhilta sähköpostilistoilta. Varsinkin lentoyhtiöiden listat ovat aikaavieviä. Usein tulee ihan varmuuden vuoksi tarkastettua, jos vaikka Lufthansa tällä kertaa lentäisi halvalla juuri siihen suosikkikohteeseeni, vaikka oikeastaan minulla ei olisikaan aikaa tai rahaa mennä sinne juuri nyt.

5) Poista varsinkin outlookissa yleiset automaatti-ilmoitukset, kun sähköposti saapuu. Mikään ei vie tehokkaammin keskittymistä pois kuin vähitellen haaleneva ilmoitus uudesta sähköpostista!

Jokeri) Jos omistat Blackberryn, marssi heti kauppaan vaihtamaan se sähköpostittomaan puhelimeen.

Yksinkertaistaminen on hyvä aloittaa kirjoittamalla joka päivä ja viikko kolme prioriteettia ajanjaksolle. Itselläni kolme syyskuun työprioriteettia ovat Procter & Gamble, sijoitukset ja gradu.

Ja kuten Goethe aikanaan sanoi: ”Things that matter most must never be at the mercy of things that matter least”.

Mikael Mäkinen

Kategoriat:Uncategorized
  1. Ei kommentteja.
  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: